やる気スイッチの詳しい構造
「本題+詳細+本題」で話は必ず論理的になる「話」というのは相手にきちんと伝わってこそ意味を成すものだ。
たとえば、客からクレームがあったという報告を上司にするとき、「昨日、○○さんという女性が先日購入された商品を持って来られまして……」と切り出したところで、報告されているほうは最後まで延々と耳を傾けなくては何の話だか理解できない。
しかも、話す相手が忙しい人物ならば、正確な報告ができないまま時間切れということもあり得る。
早く伝わっていれば難なく対処できた小さなクレームも報告できなかったがために大問題になってしまった、ということにもなりかねないのだ。
だか、「当社の商品に対するクレームが１件ありました」とまず話の要点を先に言うことで、報告されているほうは心構えができるし、報告を聞きながら頭の中でその内容を整理することができる。
このように、時間を無駄使いすることなく確実に相于に話を伝えるためには、ちょっと｢先日Ａ社に納品した機械なんですが、どうも部品に不具合があるらしくて、きのう担当のＢさんから電話があったそうなんです。
今日対応すると伝えてあるんですが……｣きのうＡ社からクレームがありました。
「詳細」先日納品した機械の部品の一部に不具合が見つかったそうです。
「本題」今日、午後イチでエンジニアがAﾈ土に向います。
したポイントを押さえるだけでいい。
それは、「本題」+「詳細」+「本題」という流れで組み立てて話をすることだ。
まずは話の本題から始めて、次に、「いつ」「誰が」「どう言ったか」などの詳細を伝え、最後にどう対応したのかという本題に戻る。
これだけで、理解しやすくまとまりのよい話し方になるのだ。
スムーズに理解できる話し方をする人は、それだけで好感度が高いものだ。
手っ取り早くビジネスセンスを磨くためには、「本題」+「詳細」+「本題」の３段階で話すのがコツなのである。
説明力相手の判断を確実に促す。
仕事ができる人には、自然とさまざまな仕事が集まってくる。
ゆっくりと話をしていられないほど忙しかったりするものだ。
そんな姿を見ていると、つい遠慮して話しかけられないという人も多いのではないだろうか。
だが、だからといって報告や連絡、相談を怠ってしまうといい仕事はできない。
社会が進化してどんなに便利なコンピュータやシステムが導入されようとも、人と人とが仕事をしていくうえで「報告、連絡、相談」、いわゆる「ほうれんそう」の大切さは変わらないのだ。
そこで、忙しい人に判断を仰ぐときは、できるだけ短時間ですむような話し方をするように心がけたい。
そのためには、相手が「イエス」か「ノー」で答えられるように、できるだけ「意見」と「理由」をセットで話すのが一番だ。
たとえば「明‐の会議には○○さんを同席させてください」と意見だけ言うと、相手に「どうして？」と逆に質問を返されることになってしまう。
相手がYes or Noで答えられる２段話法の例(理由)急にＡ社の担当者が来社されることになったからです。
(意見)今日の打ち合わせを明日に変更させてください。
今秋のイベントとからめて提案したほうが効果があると思われるからです。
その企画は今回は保留にしたほうがいいと思います。
彼は社内で一番その分野に詳しいからです。
この案件は○○君にまかせたほうがいいでしょう。
ところが、予想される返事や話の展開を想定して「明日の会議には○○さんを同席させてください。
彼は△△社のプログラムに詳しいからです」と理由までセットで伝えることができれば、相手は「イエス」か「ノー」だけで返事をすることができる。
これには話の主導権をさりげなく握ることができる、という利点もある。
つい理由を言い忘れるという人は、意見を言ったあとすぐに「なぜなら」という言葉をつけ足すクセをつけておけばいい。
そうすると、次に出てくる内容は当然「理由」しかない。
これで言い忘れもなくなるだろう。
相手がイラつく報告の仕方、相手が満足する報告の仕方たとえば、自社工場でトラブルが発生したとしよう。
すぐさま現場に飛んで状況を報告するようにと上司から言い渡された。
さて、あなたならどのように報告するだろうか。
報告は、実際起こった経緯を伝えればいいと思っている人は多いのではないだろうか。
しかし、「トラブルが起きたのは午前10時ごろで、ラインが完全にストップしてしまいまして、いまも止まっている状態でまったく動く様子がありません。
それから……］などと現状を伝えたところで、上司はイライラするばかりだろう。
なぜなら、上司が知りたい内容がなかなか出てこないからだ。
報告に限らず、人に話をするときは見聞きしたことをそのまま話すのではなく、一度内容を組み立ててから話すべきである。
ポイントは、「相手が何を聞きたがっているのか」を考えながら内容に優先順位をつけることだ。
この例でいくと、まず最初に上司が聞きたいのはトラブルの原因だろう。
そして、どんな相手が満足する報告の仕方に優先順位をつけて報告するし情報状況でどのラインが止まったか、現在どういう処置を施しているか、復旧にはどれくらいかかりそうかといった内容だ。
相手が聞きたい内容を順番に報告すれば、相手はストレスを感じることもなく、報告してくれた部下に対して話のツボがわかる人間だと評価をするだろう。
相手が誰であっても、報告する相手の立場や権限を理解していれば、優先順位はおのずと浮かんでくるはずだ。
「何を聞きたがっているのか」ということを念頭において話す内容を組み立てる。
仕事以外でもこれを習慣づけておけば、「あの人は話し上手だ」と評価されるにちがいない。
説明がグッとわかりやすくなる。
つなぎ言葉や相手の言っている意味がよくわからなくて困る、という経験をした人は少なくないはずだ。
こういう人と話しているとストレスが溜まり、とても疲れるものだ。
ましてやそれが大事なプレゼンテーションの場だとしたら、もはや致命的である。
話がわかりにくい人の話は、内容がいつの問にかズレ始め、タラタラとしてきていったい何か言いたいのかわからなくなるという傾向がある。
ひどい場合は、話し始めの主旨と終わるときの内容がまったく違う人さえいる。
重要なことは、つながりと脈絡である。
たとえば、前の話と意味が同じ場合は「したがって」「すなわち」「ということは」などの言葉を使うとより明確になる。
前の話と意味が逆の場合も同じで「しかし」「けれども」「とはいえ」なども有効だろう。
話を総括する場合には「つまり」「要するに」「ひと言で言うと」などもいい。
また、内容をガラリと変えるときは「話は変わりますが」「話が矛盾するように聞こえる＜効果的なつなぎ言葉。
話した内容をまとめるとき「したがって」「すなわち」「ということは」「つまり」話したことと異なる意見を言うとき「一方で」「ところが」「しかし」話が変わるとき｢話は変わりますが…｣｢話が矛盾するようですが｣話の最重要ポイントでは｢ここが､重要なのですか｣｢そこで、ご提案したいのが｣｢ここからが本題なのですが｣かもしれませんが」などと、ひと言はさむことによってトーンが優しくなり、聞いている人にも安心感を与えることができる。
さらに話の最重要箇所では、「ここが、重要なのですが」「そこで、ご提案したいのが」といったポイントを強調するような言葉を使えば、聞き手も改めて耳を傾けてくれる。
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